~100
działów (MPK) w strukturze spółki
~700
pracowników w organizacji
50
kierowników MPK
zaangażowanych w proces budżetowania
4
rodzaje umów obsługiwane
w systemie (UoP, zlecenie, dzieło, B2B)
01
Firma nie miała zintegrowanego systemu controllingowego, który umożliwiłby przygotowanie rocznych budżetów dla działów (MPK) oraz comiesięczne monitorowanie kosztów i przychodów projektów w podziale na klienta oraz przy uwzględnieniu różnych statusów projektów.
02
Projekt wymagał integracji z systemem Symfonia F-K oraz modułem Handel. W zakresie była również obsługa projektów „nowy biznes”, ustawienia precyzyjnych uprawnień dla MPK, KAM-ów i PM-ów oraz alokacja i kalkulacja marży na kilku poziomach dla wszystkich projektów.
03
Spółka potrzebowała sprawnego systemu, który umożliwi centralne zarządzanie kosztami i przychodami projektów, integrację danych z Symfonii i modułu Handel, zapewnienie przejrzystości RZiS oraz kontrolę marżowości projektów na kilku poziomach, przy zachowaniu właściwych uprawnień dostępu dla MPK, PM-ów i KAM-ów.
Wdrożenie Fincorex® w spółce pozwoliło uporządkować oraz zintegrować procesy controllingowe, które wcześniej były rozproszone i wymagały ręcznego scalania danych z różnych źródeł w arkuszach Excel. System został w pełni dostosowany do specyfiki organizacji obejmującej blisko 100 działów oraz projekty realizowane w Polsce i za granicą. Zapewnił jedno centralne środowisko do planowania, monitorowania kosztów oraz analizowania przychodów. Dzięki temu firma mogła rozpocząć spójny proces budżetowania, a interesariusze zyskali dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.
Fincorex® umożliwił centralne zarządzanie kosztami działów (MPK) oraz projektów, integrując dane projektowe, działowe i przychodowe w jednym systemie. Rozwiązanie zostało połączone z programem Symfonia oraz modułem Handel, co zagwarantowało płynny przepływ informacji: od danych księgowych, przez bieżące zamówienia, po prognozowane oferty. Szefowie działów otrzymali możliwość samodzielnego budżetowania oraz wgląd w pełny RZiS, Project Managerowie i KAM-owie natomiast widoczność na poziomie prowadzonych projektów. Każdy użytkownik korzystał wyłącznie z danych dotyczących własnego obszaru, co zwiększyło bezpieczeństwo oraz przejrzystość informacji.
System został rozbudowany o mechanizmy wyliczania marży na kilku poziomach. Uwzględniał zarówno koszty bezpośrednie, czas pracy specjalistów, jak również koszty działów nieprodukcyjnych i całej organizacji. Użytkownicy zyskali możliwość szybkiego porównania budżetu z wykonaniem w układzie miesięcznym, narastającym oraz rok do roku. Dodatkowo dostępne jest zejście do poziomu pojedynczej faktury. Wdrożenie Fincorex® skróciło czas przygotowania budżetów, usprawniło raportowanie, a także zapewniło większą kontrolę nad rentownością projektów, wspierając podejmowanie trafniejszych decyzji biznesowych.
Fincorex® skonsolidował koszty MPK i projekty w jednej aplikacji, umożliwiając szefom działów szybki dostęp do danych i analizę rentowności dla całej organizacji.
System automatycznie wylicza odpowiednie poziomy marży dla każdego projektu, uwzględniając koszty bezpośrednie, czas pracy specjalistów, koszty „nieprodukcyjne” oraz koszty ogólnego zarządu, co pozwala na pełną kontrolę rentowności.
Użytkownicy mogli tworzyć budżety i prognozy w ujednoliconych formularzach, wprowadzać dane w różnych walutach oraz zarządzać wieloma wersjami planów, by łatwo porównać scenariusze i kontrolować spójność danych.
Użytkownicy mogą analizować wyniki miesięczne, narastająco i per projekt oraz schodzić do poziomu pojedynczych faktur w systemie F-K, co z kolei minimalizuje ryzyko błędów i wspiera wnikliwą kontrolę.
Dzięki możliwości tworzenia grup uprawnień każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do przydzielonych mu przez administratora widoków MPK lub projektów. W efekcie wzrosło bezpieczeństwo danych, przejrzystość procesów oraz efektywność pracy w całej organizacji.
W ramach Proof of concept odtworzymy Twój model raportowy lub planistyczny w Fincorex® i pokażemy na kolejnym spotkaniu.
