Koszty, przychody i marże
Dlaczego w dużych firmach trudno jest odpowiedzieć na pytania zarządu
Dlaczego w dużych firmach, mimo rozbudowanych działów finansowych i controllingu, tak łatwo zgubić się w gąszczu dokumentów i zawartych w nich cyfr? Codziennością jest tu obsługa tysięcy faktur, koordynacja setek projektów inwestycyjnych, a także praca w strukturach, które rozciągają się na wiele spółek i działów. Przy takiej skali prowadzenie księgowości jest niewystarczające – potrzebne są narzędzia, które pozwolą patrzeć na finanse jednocześnie w detalu oraz w skali całej organizacji: od rozliczeń jednego projektu badawczo-rozwojowego, przez kontrolę kosztów w poszczególnych centrach, aż po skonsolidowany obraz całej grupy kapitałowej.
Każdy, kto pracuje w controllingu dużej firmy, wie, jak skomplikowane potrafi być pozyskanie konkretnej odpowiedzi na proste pytanie zarządu: „Który dział przekroczył budżet w tym kwartale?”, „Gdzie rosną koszty szybciej, niż zakładaliśmy?”, „Który projekt inwestycyjny przynosi realną stopę zwrotu?”. W praktyce oznacza to godziny spędzone na łączeniu informacji z różnych źródeł: systemów ERP, arkuszy Excela, raportów wysyłanych mailem. Zanim powstanie końcowy raport, często dane te są już nieaktualne, ponieważ sytuacja w firmie zmienia się z dnia na dzień.
Duże przedsiębiorstwa to organizmy, w których każda decyzja finansowa odbija się na wielu poziomach. Zmiana kursu walut wpływa na rentowność eksportu, wzrost kosztów energii uderza w budżety produkcyjne, a przesunięcie terminu jednej inwestycji może zablokować kilka kolejnych projektów. Do tego dochodzi dynamika otoczenia rynkowego: inflacja, zmieniające się kursy walut, stopy procentowe, nowe regulacje prawne. Zarządzanie taką siatką powiązań bez odpowiednich narzędzi staje się nie tyle trudne, co ryzykowne – przypomina próbę złożenia układanki, w której brakuje połowy elementów, a część z nich zmienia kształt w trakcie gry.
Wyobraźmy sobie dużą firmę produkcyjną, która działa w kilku krajach, w tym również w Polsce. Każdy zakład odpowiada za inny etap procesu: jeden produkuje komponenty, drugi zajmuje się montażem, a trzeci obsługuje logistykę. Każdy z nich prowadzi własne rozliczenia, ma swoje centrum kosztów, swoje projekty inwestycyjne i lokalnych dostawców. Zarząd chce wiedzieć: „Ile kosztuje nas wyprodukowanie jednego egzemplarza produktu, jeśli uwzględnimy całość: od zakupu surowców, przez energię, reklamę, po transport do klienta?”. Na poziomie jednego projektu można to jeszcze jakoś policzyć w Excelu czy w systemie ERP. Ale żeby połączyć wszystkie dane tego typu z całej firmy w jeden obraz? To może być wręcz niemożliwe.
W praktyce wygląda to tak: kontrolerzy z poszczególnych zakładów wysyłają swoje raporty w różnych formatach, nie zawsze w tym samym terminie, z różnym poziomem szczegółowości. Jeden raport zawiera koszty w złotówkach, inny w euro, trzeci nie rozdziela kosztów energii od innych kosztów stałych. Efekt? Zamiast szybkiej odpowiedzi mamy tygodnie pracy, porównywania, uzgadniania i tłumaczenia danych na wspólny język. A zarząd chciał poznać wartość prostego wskaźnika: ile kosztuje nas produkcja i jaka jest marża.
To tylko jeden przykład, ale podobne sytuacje zdarzają się w działach handlowych, HR czy R&D. Ile naprawdę kosztuje nas zatrudnienie pracownika, gdy uwzględnimy nie tylko pensję, ale też benefity, szkolenia i narzędzia pracy? Jak szybko rosną koszty w konkretnym segmencie sprzedaży i czy przychody nadążają za tą dynamiką? Na te pytania duże firmy próbują odpowiadać codziennie, ale im większa skala działalności, tym trudniej o jedną, wiarygodną wersję.
Czym jest EPM - Enterprise Performance Management
W tej sytuacji rozwiązaniem staje się EPM, czyli Enterprise Performance Management. Jak działa ten system? Wyobraź sobie, że dane finansowe Twojej firmy to kostka Rubika. Każda ścianka i każda oś to inny wymiar analizy: projekty, działy, centra kosztów, waluty czy okresy. System EPM pozwala obracać tę kostkę w dowolnym kierunku i w każdej chwili zobaczyć, jak zmienia się obraz firmy. Nie musisz ręcznie przeszukiwać dziesiątek arkuszy czy żmudnie scalać raportów, ponieważ wszystkie dane trafiają do jednego miejsca i są od razu gotowe do analizy.
System gromadzi informacje z różnych źródeł: ERP, systemów F-K, CRM czy baz zewnętrznych i automatycznie je konsoliduje oraz przetwarza, dzięki czemu raporty i zestawienia powstają w czasie rzeczywistym. Wbudowane procesy automatyzują rutynowe zadania: zatwierdzanie budżetów, alokacje kosztów, generowanie alertów czy symulacje scenariuszy. To wszystko sprawia, że EPM staje się centrum analitycznym firmy, w którym można jednocześnie planować, raportować i analizować dane finansowe, bez tracenia czasu na ręczne operacje.
Właśnie tak działa Fincorex® - nasz autorski system do controllingu, który wspiera procesy finansowe w dużych organizacjach. Dzięki niemu kontrolerzy finansowi i menedżerowie mają szybki dostęp do danych, mogą tworzyć spójne prognozy, raportować wyniki w czasie rzeczywistym, a w związku z tym podejmować decyzje na podstawie pełnego obrazu sytuacji finansowej. Fincorex® to elastyczne narzędzie, które można dopasować do indywidualnych potrzeb każdej organizacji.
Dla przejrzystości i wygody funkcje systemu zostały podzielone na cztery grupy obsługiwanych procesów.
Controlling
Umożliwia planowanie, monitorowanie i analizę wyników finansowych przedsiębiorstwa. Dzięki temu użytkownicy zyskują pełny wgląd w koszty oraz przychody, mogą analizować odchylenia i prognozować różne scenariusze wydarzeń w przyszłości.
➔ Controlling finansowy
Umożliwia bieżący monitoring finansów firmy, obejmujący przychody, koszty, zadłużenie, przepływy pieniężne i marże, przy pełnej zgodności z ustawą o rachunkowości. Dzięki automatyzacji raportów zespoły finansowe mogą koncentrować się na analizie danych zamiast ich ręcznym przetwarzaniu, a informacje są zawsze aktualne i wiarygodne.
➔ Controlling zarządczy
Wspiera strategiczne zarządzanie przedsiębiorstwem, integrując dane z systemów F-K, ERP i CRM, umożliwiając szybkie tworzenie przejrzystego obrazu sytuacji finansowej. Pozwala odkrywać kluczowe wzorce, testować różne scenariusze „what-if” i podejmować świadome decyzje, przekształcając tradycyjny controlling w narzędzie aktywnego kreowania strategii firmy.
Konsolidacja
Zestaw procesów zaprojektowanych z myślą o pełnym i przejrzystym zobrazowaniu sytuacji finansowej grupy kapitałowej. Funkcje te umożliwiają szybkie łączenie danych z wielu spółek, automatyczne eliminowanie rozrachunków wewnątrzgrupowych oraz skuteczną kontrolę korekt konsolidacyjnych.
➔ Konsolidacja finansowa
Polega na przygotowaniu sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi standardami rachunkowości przyjętymi przez grupę kapitałową, obejmujących bilans, rachunek zysków i strat, przepływy pieniężne, zmiany w kapitale własnym oraz noty uzupełniające.
➔ Konsolidacja zarządcza
Pozwala tworzyć budżety, prognozy i raporty menedżerskie w dowolnym horyzoncie czasowym: od danych miesięcznych po strategiczne plany długoterminowe. Użytkownicy mogą analizować dane w rozbiciu na spółki, segmenty biznesowe lub jednostki zależne, korzystając z dynamicznych wersji budżetów i prognoz.
➔ Automatyczne eliminacje ICO
Algorytmy systemu automatycznie identyfikują i eliminują transakcje wewnątrzgrupowe zgodnie z przyjętymi zasadami konsolidacji. Dane wprowadzane w walucie poszczególnych spółek są przeliczane na walutę grupy, przy jednoczesnym automatycznym uwzględnieniu różnic kursowych.
➔ Korekty konsolidacyjne
Możliwość wprowadzania i śledzenia korekt konsolidacyjnych dla wszystkich sprawozdań oraz na każdym etapie procesu konsolidacji.
Business Intelligence
Zaawansowane algorytmy i narzędzia BI umożliwiają gromadzenie, analizę oraz wizualizację danych z różnych obszarów firmy. Dzięki temu informacje przekształcają się w wartościową wiedzę, pozwalającą szybko reagować na zmiany rynkowe, przewidywać trendy i podejmować świadome decyzje biznesowe.
➔ Fincorex® BI
Nasze rozwiązania BI dają możliwość tworzenia raportów i analiz bez znajomości skomplikowanych narzędzi IT.
➔ Analiza wskaźnikowa
Pozwala na tworzenie i monitorowanie wielu wskaźników finansowych, dotyczących takich obszarów jak: rentowność przedsiębiorstwa, płynność finansowa, struktura zadłużenia i kapitału.
➔ Analityka danych
Wbudowane narzędzia do zaawansowanej analityki danych, które umożliwiają szybkie odkrywanie wzorców i zależności w biznesie.
➔ Wizualizacje w Power BI
Stworzyliśmy własny konektor do Power BI, który pozwala bezpośrednio integrować dane z Fincorex® i raportować je w czasie rzeczywistym.
Rozwiązania pomocnicze
Zestaw narzędzi, które wspierają codzienne zadania finansowe i operacyjne, automatyzują rutynowe procesy i zwiększają kontrolę nad kluczowymi obszarami działalności firmy.
➔ Raportowanie czasu pracy
Precyzyjne raportowanie czasu pracy pracowników do poszczególnych projektów lub zadań w projekcie w ujęciu dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. System, w oparciu o wprowadzone godziny, może również alokować koszty osobowe na projekty wg zaraportowanych godzin.
➔ Obsługa umów MSSF 16
Centralne zarządzanie kredytami i pożyczkami w organizacji. Algorytm generuje harmonogramy wg zadanych parametrów oraz wspiera metodę zamortyzowanego kosztu, a następnie prezentuje wpływ instrumentów na rachunek wyników, bilans oraz przepływy pieniężne.
➔ Harmonogram kredytów i pożyczek
Aplikacja wspiera centralne zarządzanie kredytami i pożyczkami w organizacji. Generuje harmonogramy wg zadanych parametrów oraz wspiera metodę zamortyzowanego kosztu. Prezentuje wpływ instrumentów na rachunek wyników, bilans oraz przepływy pieniężne.
➔ Wycena wartości przedsiębiorstwa
Rozwiązanie zapewnia model wyceny przedsiębiorstwa w oparciu o przeszłe i przyszłe zdyskontowane przepływy finansowe, które firma jest w stanie wygenerować.
Systemy klasy EPM pozwalają patrzeć na organizację w wielu wymiarach jednocześnie: od pojedynczego projektu, przez strukturę działów, aż po pełną konsolidację grupy kapitałowej. To właśnie dzięki temu możliwe jest podejmowanie decyzji szybciej, pewniej i z większą precyzją niż kiedykolwiek wcześniej.
Jeżeli chcesz zobaczyć, jak efektywnie zarządzać finansami w swojej organizacji, jak integrować dane i planować scenariusze w czasie rzeczywistym, skontaktuj się z nami za pomocą poniższego formularza.
Powyższy tekst ma wyłącznie charakter edukacyjny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani finansowej i nie może być traktowany jako wskazówka do podejmowania decyzji biznesowych.
