Potrzeba klienta:

Ze względu na skalę organizacji i jej potrzeb, raportowanie danych, a tym bardziej planowanie w arkuszach kalkulacyjnych nie wchodzi w grę.

Firma oczekiwała skutecznego narzędzia do dystrybucji danych wykonania oraz zbierania prognoz dotyczących przyszłych wydatków na prowadzone projekty bez potrzeby ich przechowywania i konsolidowania w arkuszach excelowych.

Wyzwania w projekcie:

Największym wyzwaniem było umożliwienie raportowania i planowania dwóch rodzajów kosztów:

• kosztów wydziałowych per dział, szczegółowo po rodzajach kosztów (ponad 200 pozycji)
• kosztów projektowych per projekt i zadanie w projekcie, ale z mniejszym podziałem na rodzaje kosztów.
  Dodatkowym wyzwaniem był fakt, iż lista zadań jest różna prawie dla każdego projektu.

Nie bez znaczenia była również kwestia organizacji dostępów, ze względu na fakt, iż osoby w działach centralnych odpowiadają za cześć kosztów w całej organizacji (na przykład flota samochodowa) oraz za całość kosztów w swoim centrum kosztowym.

Firma dokonuje prognozy kosztów po każdym okresie sprawozdawczym oraz przeprowadza proces budżetowy w perspektywie na 10 lat do przodu angażując w proces około 200 użytkowników.

Wymaganiami dodatkowymi było:

• integracja danych szczegółowych wykonania z systemów zewnętrznych wraz z mapowaniem,
• planowanie poprzez wskaźniki,
• przechowywanie i porównywanie różnych wersji budżetu i prognozy,
• raportowanie danych w różnych walutach,
• możliwość alokacji kosztów działów wspierających na działy produkcyjne.

Uzyskane korzyści:

Zunifikowana, jedna wspólna aplikacja, oparta o rozwiązanie Fincorex, łącząca koszty wydziałowe i projektowe stała się centrum raportowym firmy. Dane są dostępne szybciej, a ich przygotowanie wymaga mniej manualnej pracy.

Sprawna integracja danych szczegółowych do poziomu faktury wraz z obsługą mapowania zapewnia Kontrolingowi szybkie zaraportowanie wykonania i udostępnienie danych odbiorcom. Raportowanie danych aktualnych polega obecnie na zasileniu systemu danymi źródłowymi oraz przeliczeniu alokacji. Co sprawia, że dane dla interesariuszy są dostępnie niemal natychmiast po zamknięciu ksiąg.

Odbiorcy, w swoich obszarach, używają jednolitych zestawów raportów.
Przykładem są raporty porównania wykonania do budżetu i prognozy w różnych układach i ujęciach czasowych, przykład poniżej:

Możliwość zejścia do szczegółów księgowych z każdego poziomu raportowego pozwala użytkownikom na wnikliwą analizę swoich wydatków działowych i projektowych.

Planiści mają możliwość przygotowania prognozy i budżetu w ujednoliconych formularzach według zdefiniowanych dostępów. Wprowadzone dane per wskaźniki są automatycznie przeliczane na kwoty w momencie zapisu, dzięki wykorzystaniu reguł systemu.

Reguły Fincorex zostały również użyte przy kalkulacji kilku poziomów alokacji.

Standardowy zestaw funkcji i reguł Fincorex zapewnia łatwe tworzenie wielu wersji prognoz i budżetów.

Raportowanie w wielu walutach to korowa funkcjonalność systemu. Wystarczy dodać walutę i wprowadzić kurs, aby system zwrócił dane przeliczone. Translacja na inne waluty odbywa się w locie, bez potrzeby ręcznego wywołania żadnych dodatkowych procedur.

Dzięki zastosowaniu grup z dostępem krosowym do wielu wymiarów systemu możliwe jest zaplanowanie przez jednego użytkownika np. kosztów floty samochodowej dla wszystkich działów oraz wszystkich innych kosztów dla Działu Floty Samochodowej bez potrzeby tworzenia dwóch kont dostępowych dla jednej osoby, co ma często miejsce w wielu innych rozwiązaniach.

Podsumowując, Dział Kontrolingu zyskał elastyczne narzędzie do raportowania i planowania kosztów organizacji oraz zadowolonych odbiorców systemu w bardzo krótkim czasie. Czas trwania prac projektowych to tylko 2 miesiące.

Mierzysz się z podobnymi problemami lub widzisz podobieństwa u siebie?

Skontaktuj się i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji.