Potrzeba klienta:

W sektorze IT istotną składową kosztów stanowią wynagrodzenia zatrudnianych specjalistów a kontrola kosztów osobowych jest kluczowa w zarządzaniu każdą firmą działającą w tym sektorze. Powszechnie znanym faktem jest, że z reguły część osób w tym sektorze świadczy usługi na podstawie umowy B2B a cześć na podstawie umów o pracę.

Omawiana firma potrzebowała narzędzia z możliwością zaplanowania wynagrodzeń przez każdy MPK per pracownik z opcją rejestracji dodatkowych potrzeb osobowych i wakatów. Podział współpracowników na typ współpracy był oczywiście koniecznością. Oczekiwaniem klienta było wyliczenie przez system kosztów ZUS dla umów o pracę oraz PPK dla osób deklarujących uczestnictwo w tym programie.

Wyzwania w projekcie:

• integracja listy współpracowników z systemem HR oraz bazą umów B2B
• umożliwienie planowania wakatów i dodatkowych potrzeb osobowych
• wyliczenie składowych wynagrodzeń
• integracja zaplanowanych kosztów osobowych z Rachunkiem Wyników dla danego MPK

Kluczowym zagadnieniem była też kwestia właściwego zdefiniowania dostępów ze względu na wrażliwość przetwarzanych informacji.

Firma dokonuje planowania kosztów wynagrodzeń w ramach corocznego procesu budżetowego, prowadzonego w okresie październik-grudzień, angażując w proces ponad 50 kierowników MPK.

Wymaganiami dodatkowymi było:

• przechowywanie i porównywanie różnych wersji budżetu,
• obsługa różnych stawek ZUS i wyliczeń PPK dla oddziałów zagranicznych,
• przejrzysta prezentacja wszystkich zmian w wynagrodzeniach (podwyżki, nowe zasoby).

Uzyskane korzyści:

Jedna wspólna aplikacja dla całej organizacji obsługująca wszystkich pracowników z każdego działu firmy.

Szefowie swoich MPK mają widoczność tylko na swoich pracowników i planują koszty osobowe na jednym zunifikowanym formularzu, w podziale na sekcje dotyczące typu współpracy. Na formularzu planistycznym widoczna jest także stawka bieżąca współpracownika (pobrana z systemów źródłowych). Każda zmiana stawki jest oznaczona kolorem czerwonym co znacząco skraca czas potrzebny na analizę zmian w wynagrodzeniach przez osoby nadzorujące.

Przy zmianie danych system automatycznie wylicza kwoty ZUS i PPK, dzięki odpowiednio przypisanym atrybutom do każdego pracownika oraz wykorzystaniu reguł systemu.

Formularz umożliwia przełączenie się pomiędzy widokiem szczegółowym zapewniającym edycję poszczególnych składowych wynagrodzeń a widokiem zbiorczym z podsumowaniem per pracownik.

Formularz pozwala na dodawanie nowych osób oraz usuwanie już istniejących.

Oprócz możliwości dodania nowego pracownika z formularza, dodatek Fincorex do MS Excel pozwala na zbiorcze dodanie wielu pracowników w jednej operacji, na przykład w sytuacji, gdy ma powstać cały nowy dział lub gdy przenosimy (przepinamy) większą liczbę osób z jednego MPK do innego.

Standardowy zestaw funkcji i reguł Fincorex zapewnia też łatwe tworzenie wielu wersji planistycznych.

Zaplanowane koszty osobowe są zintegrowane ze zbiorczym Rachunkiem Wyników dla MPK oraz całej firmy. Oznacza to, że każda zmiana na formularzu wynagrodzeń jest ujęta natychmiast w budżecie działu i organizacji bez dodatkowych prac po stronie Kontrolingu. Integracja z aplikacją do ogólnego budżetowania per MPK, implementowaną wcześniej również w oparciu o rozwiązanie Fincorex, pozwala następnie zderzać dane rzeczywiste z planowanymi.

Podsumowując, Dział Kontrolingu zwiększył kontrolę nad kluczowym składnikiem kosztów w organizacji bez konieczności rozsyłania wrażliwych informacji drogą mailową oraz oszczędził czas potrzebny na zebranie i scalenia tych informacji dla całej firmy. Czas trwania prac projektowych to tylko 2 miesiące.

Widzisz podobne wyzwania w swojej organizacji?

Skontaktuj się i sprawdź, jak możemy pomóc