Potrzeba klienta:

Organizacja potrzebowała narzędzia do konsolidacji menadżerskiej dla procesów prognozy i budżetu.

Grupa była w posiadaniu narzędzia do konsolidacji statutowej danych aktualnych, zawierającego szczegółowe dane, łącznie z ujawnieniami, natomiast te rozwiązanie nie dawało odpowiedniej elastyczności, aby sprawnie przygotować prognozę do końca roku czy budżet na 5 lat do przodu.

Poziom szczegółowości i brak wspomnianej elastyczności systemu do konsolidacji statutowej, były istotną przeszkodą w użyciu tego narzędzia do procesów menadżerskich.

Wyzwania w projekcie:

Do obsługi procesów zarządczych postawiono poniższe wymagania, które były głównymi wyzwaniami w trakcie implementacji:

1. Pełna konsolidacja w ujęciu menadżerskim dla całej Grupy oraz podgrup spółek zależnych. Oprócz rachunków wyników, budżetowanego per każdy segment biznesowy, planujemy również bilans i przepływy pieniężne.
2. Możliwość raportowania z wyłączeniem wpływu zmiany kursów walut (pomiędzy latami oraz wersjami danych). Porównujemy dane wykonania przeliczone kursem budżetowanym do danych budżetowych, aby uzyskać realny poziom odchyleń do planu. To samo podejście stosujemy do porównań z poprzednim rokiem oraz pomiędzy całoroczną prognozą a budżetem.
3. Wyliczenie przepływów pieniężnych regułami zmodyfikowanymi pod proces budżetowy (jest to związane z odejściem od wypełniania not konsolidacyjnych przy podejściu menadżerskim). Przy czym, w obszarze finansowania oraz nakładów na środki trwałe, planowanie odbywa się nadal na poziomie uproszczonych not wyjaśniających zmianę sald bilansowych.
4. Automatyzacja przeliczeń sald w obszarze gotówki (cash, overdraft i cash pool). Grupa korzysta z mechanizmu cash pool, poszczególne spółki mają też limity kredytów w rachunkach bieżących. Na tej podstawie należy odpowiednio wyliczać salda bilansowe (i przepływy) wspomnianych pozycji, w zależności od przyszłych potrzeb gotówkowych.
5. Umożliwienie spółkom wypełnianie danych poprzez pakiet raportowy do budżetu i prognozy. Organizacja korzysta obecnie z rozbudowanego pakietu raportowego dla danych statutowych. Trudność polegała na tym, że dane statutowe wykonania są raportowane za jeden miesiąc. Prognoza przygotowana jest dla zmiennej ilości miesięcy pozostałych do końca roku. Budżet obejmuje okres 5 lat, przy czym pierwszy rok planowany jest szczegółowo, a kolejne 4 lata zbiorczo.
6. Integracja danych wykonania z narzędziem do konsolidacji statutowej.

Wymagania dodatkowe zdefiniowane przez Klienta:

• zapewnienie możliwości wprowadzania korekt konsolidacyjnych,
• automatyczna eliminacja sald wzajemnych rozrachunków w Grupie,
• możliwość wersjonowania danych budżetowych i prognoz, porównywanie tych wersji,
• przeliczenie kluczowych dla organizacji wskaźników (różne poziomy rentowności, Cash EBITDA, Net Debt, inne),
• zapewnione raportowanie w różnych walutach oraz prezentacja danych w tysiącach lub w milionach w zależności od potrzeb,
• łatwość modyfikacji systemu, w zakresie struktury grupy, biznes segmentów czy zestawu kont analitycznych,
• możliwość integracji z PowerBI.

Uzyskane korzyści:

Zastosowanie rozwiązania Fincorex, posiadającego wbudowane mechanizmy automatycznej konsolidacji „w locie”, pozwoliło na szybkie zaadresowanie kwestii pełnej konsolidacji menadżerskiej wraz z automatyczną eliminacją rozrachunków ICO. Rozrachunki są eliminowane zarówno w RZiS, Bilansie i Rachunku Przepływów Pieniężnych. Zapewniona jest przy tym łatwa analiza danych przed i po eliminacjach na poziomie każdej z podgrup oraz całej grupy. Oddzielny wymiar na te potrzeby adresuje również kwestie korekt konsolidacyjnych. Zapewnia on możliwość wprowadzania danych korekta po korekcie oraz analizę ich wpływy na każde ze sprawozdań finansowych.

Kwestie związane z przeliczeniami walutowymi również zostały zaadresowane wbudowanymi mechanizmami systemu. System przelicza w czasie rzeczywistym (moment zapytania) dane na wybraną walutę raportową i zapewnia spójną prezentacje w ramach danych skonsolidowanych i jednostkowych. W Fincorex mamy możliwość dodawania tak zwanych podzielników do walut, co zapewnia możliwość raportowania w tysiącach, milionach, czy wyższych jednostkach dla każdej z walut. Co najważniejsze, system ma też możliwość raportowania danych z jednego scenariusza przy użyciu kursów z innego scenariusza. Zgodnie z potrzebą Klienta, można przedstawić np. dane wykonania z danego roku, po kursach budżetowych z tegoż roku, jak również używając kursów z lat wcześniejszych. Pozwala to na ocenę odchyleń do budżetu i wskaźnika wzrostu pomiędzy latami z wyłączeniem wpływu zmiany kursów walutowych.

Przykładem jest poniższy raport:

Sprawne zaadresowanie powyższych kwestii pozwoliło się skupić w projekcie na zagadnieniach bardziej czasochłonnych, związanych z przeliczeniami przepływów pieniężnych oraz mechanizmem automatyzacji obsługi sald: cash pool, overdaft, gotówki. Użyto reguł Fincorex celem zapewnienia odpowiednich przeliczeń. Ze względu na różnice w horyzoncie planistycznym powstały dedykowane reguły przeliczające oddzielnie budżet i prognozę. Reguły te uruchamiane są bezpośrednio po załadowaniu danych z poziomu pakietu raportowego dla danej spółki. Sprawia to, że bezpośrednio po załadowaniu danych jednostki można odpytywać system o dane skonsolidowane.

Pakiet raportowy umożliwia wprowadzenie danych prognozy i budżetu oraz ich korekty na różnych poziomach konsolidacji. Aby ułatwić planowanie, w pakiecie prezentowane są dane z lat poprzednich oraz miesiące wykonania dla prognozy. W pakiecie wbudowane są kontrolki sprawdzające spójność ładowanych danych, od kontroli bilansu po noty związane z finansowaniem i środkami trwałymi. Szablon jest jednolity dla wszystkich co znacząco poprawia komunikację pomiędzy jednostkami i z samą centralą.

Interakcję pomiędzy pakietem raportowym a systemem zapewnia dodatek MS Excel, który usprawnia również zarządzanie systemem. Pozwala na szybką modyfikację nie tylko struktur systemu (jak hierarchia kont czy spółek z grupy), ale również na zarządzanie uprawnieniami i innymi opcjami bezpośrednio z poziomu Excela.

W Fincorex można definiować formuły dynamiczne na różnych wymiarach systemu. Rozwiązuje to kwestię wyliczalnych wskaźników na różnych poziomach raportowych. Dla przykładu, obliczenie marży procentowej wiąże się tylko z dodaniem nowego konta np. MARZA_P i wpisaniem formuły MARZA / SPRZEDAZ. System zwraca wynik takiego działania dla dowolnego poziomu w zapytaniach.

Standardowy zestaw funkcji i reguł Fincorex zapewnia łatwe tworzenie wielu wersji prognoz i budżetów. Wystarczy dodanie nowej wersji do systemu i uruchomienie kopiowania danych za pomocą reguły.

Zbudowany interfejs z systemem do konsolidacji statutowej umożliwia szybki transfer danych wykonania do systemu na właściwym poziomie zarządczym. Zaadresowane jest przy tym „odcięcie” się od not księgowych i ujawnień statutowych, z wyjątkiem obszarów, gdzie wymagana jest większa szczegółowość.

Dzięki łatwemu dostępowi z Microsoft PowerBI, kontrolerzy mają swobodę w tworzenie własnych wizualizacji ze zgromadzonych danych. Fincorex PowerBI Connector oddziela dane słownikowe od faktów zapewniając intuicyjną pracę z modelem danych relacyjnych w samym PowerBI. Utrzymany jest przy tym poziom zabezpieczenia i dostępu do danych, z wykorzystaniem nowoczesnych metod autoryzacji.

Podsumowując, Grupa uzyskała solidne narzędzie do sprawnego raportowania i przygotowania swoich planów. Centrala Grupy jest w stanie zaraportować dane wykonania czy przedstawić skonsolidowaną prognozę tego samego dnia, kiedy otrzyma dane od jednostek zależnych. Co, biorąc pod uwagę skalę organizacji i jej potrzeby, można uznać za znaczące osiągnięcie w obszarze kontrolingu korporacyjnego.

Czas implementacji systemu wyniósł tylko 3 miesiące.

Mierzysz się z podobnymi problemami lub widzisz podobieństwa u siebie?

Skontaktuj się i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji.