Potrzeba klienta:

Ze względu na skalę przedsiębiorstwa spółka potrzebowała sprawnego narzędzia do kontrolingu umożliwiającego przygotowanie rocznego budżetu per każdy dział oraz comiesięczne śledzenie jego wykonania. Koszty wydziałowe planowane per MPK, przychody są dodatkowo rozbite na projekty. Projekt, w przypadku tej organizacji, to każda odnotowana współpraca z klientem, czyli np. wdrożenie systemu X u klienta Y to jeden projekt, utrzymanie tego samego systemu jest już oznaczone nowym numerem.

W zakresie integracji, oczekiwaniem firmy było połączenie się z systemem Symfonia i pobranie danych rzeczywistych oraz integracja z modułem Handel dotycząca bieżących zamówień klienckich oraz przyszłych potencjalnych ofert (przychodów), które firma planuje uzyskać w bieżącym i przyszłym roku.  Każde zamówienie i oferta są rozbite w module Handel na MPK i projekt, jeśli takowy istnieje. Jeśli nie, projekt otrzymuje w Kontrolingu kolejny numer z sekcji „nowy biznes”.

System ma wspierać zarówno szefów MPK w analizie rentowności ich działów oraz PM’ów i KAM’ów odpowiedzialnych za marżowość prowadzonych projektów. Każdy Project Manager, KAM i szef MPK powinien mieć widoczność tylko na swój obszar danych, to znaczy kierownicy projektów za swoje projekty w całej organizacji a właściciele MPK na wszystkie projekty w ramach swojego działu.

Marża per projekt w firmie jest wyliczana na kilku poziomach. Marża 1 – uwzględnia tylko przypisany do projektu koszt własny. Marża 2 – uwzględnia czas prac specjalistów poświęcony bezpośrednio na dany projekt. Kolejne poziomy marży to doliczenie tak zwanego „nieprodukcyjnego” czasu pracy specjalistów (poświęconego na szkolenia, spotkania i rozwój wewnętrzny) oraz doliczenie kosztów „nieprodukcyjnych” MPK, czyli kosztów ogólnego zarządu.

Firma przeprowadza proces budżetowania w okresie październik-grudzień, angażując w proces ponad 50 kierowników MPK. KAM’owie odpowiadający za relacje z klientami w porozumieniu z szefami działów planują przyszłe przychody w postaci ofert w module Symfonia Handel. Przychody te następnie trafiają do systemu kontrolingowego, gdzie budżetowane są koszty i firma uzyskuje pełny RZiS.

Wyzwania w projekcie:

• integracja danych rzeczywistych z systemem Symfonia wraz z mapowaniem kont księgowych na pozycje planistyczne w systemie kontrolingowym
• integracja ofert per projekt i MPK z Symfonia Handel oraz obsługa projektów „nowy biznes”
• ustawienie uprawnień dla szefów działów, KAM’ów i PM’ów
• alokacja kosztów per projekt wyliczająca wszystkie oczekiwane poziomy marży

Uzyskane korzyści:

Jedna aplikacja obsługująca kontroling dla całej organizacji. Szefowie MPK mają widoczność tylko na swój zakres MPK i mogą budżetować swoje koszty widząc cały Rachunek Wyników. 

Przykład formularza budżetowego przedstawiono poniżej. Prezentuje on wszystkie pozycje RZiS w porównaniu do wykonania i budżetu poprzedniego roku co ma za zadanie przypominać jakiego rodzaju koszty są ponoszone w danym MPK. Wprowadzanie danych jest możliwe przy zejściu do pozycji szczegółowych co uniemożliwia pomyłki oraz i zapewnia spójność raportowania na poziomie zbiorczym. Bezpośrednio po zapisaniu danych szef widzi Wynik swojego MPK wraz z kluczowymi wskaźnikami.

Kluczowy dla sektora IT plan kosztów wynagrodzeń realizowany jest w oddzielnym module kontrolingowym zintegrowanym z Rachunkiem Wyników. Szczegóły zostały opisane w oddzielnym case study.

W zakresie przychodów użytkownicy mają szczegółowy widok z podziałem na miesiące i projekty.

Comiesięczne porównanie budżetu do wykonania przedstawione jest na raporcie Rachunku Wyników pokazującym różnice w ujęciu „Za miesiąc” oraz „Narastająco”. Raport obejmuje również porównanie wyników z poprzednim rokiem dając kompleksowy widok dla organizacji, MPK, czy wybranego projektu.

Z raportu wykonania budżetu możliwe jest zejście do poziomu zaksięgowanej faktury w systemie F-K.

Wystarczy wybrać opcję „Wpisy szczegółowe” dla dowolnej pozycji w Rachunku Wyników, jak pokazano na przykładzie poniżej.

Opcja dostępna jest zarówno dla pozycji szczegółowych w RZiS jak i grupujących. Klikając więc w „Wynik netto” otrzymamy zrzut wszystkich zapisów w miesiącu/roku dla wybranej grupy MPK lub całej firmy.

System oblicza wszystkie poziomy marży dla projektów z uwzględnieniem alokacji dedykowanymi regułami obliczeniowymi. Poniższy obrazek przedstawia przykład raportu prezentujący 4 poziomy marży zarówno w ujęciu wartościowym ora jako procent przychodów.

Dzięki wdrożeniu systemu kontrolingowego i jego integracji z systemem Symfonia, firma znacząco polepszyła przepływ danych w organizacji oraz usprawniła proces budżetowania oszczędzając czas Działu Kontroling. Szefowie MPK zyskali narzędzie do analizy własnych kosztów a analiza marżowości projektów na kliku poziomach zwiększyła kontrolę nad kluczowymi działaniami w organizacji.

Czas trwania prac projektowych to około 4 miesiące.

Masz podobne potrzeby w swojej organizacji?

Skontaktuj się i sprawdź, jak możemy pomóc