CAPEX – Raportowanie i planowanie nakładów inwestycyjnych per projekt – branża farmaceutyczna

Klient:

Największa polska firmą farmaceutyczna. Lider na polskim rynku producentów leków oraz jedna z największych firm farmaceutycznych w Europie Środkowo-Wschodniej. Rozwiązanie wdrażane do całej grupy kapitałowej, działającej na wielu rynkach i wykorzystującej różne waluty sprawozdawcze i raportowe.
Ponad 1000 projektów w organizacji w podziale na różne statusy.
Ponad 200 kierowników projektów w organizacji.
Liczba pracowników: ponad 4000.

Potrzeba klienta:

Rozmiar organizacji, ilość osób zaangażowanych w planowanie nakładów inwestycyjnych oraz konieczność ich wprowadzania i raportowania w różnych walutach sprawiały, że rozwiązania oparte na MS Excel pochłaniały zbyt dużo czasu osobom z centrali na przygotowanie odpowiednich zestawień, zwłaszcza w trakcie procesu budżetowego.

Organizacja wymagała narzędzia, które zapewni dostęp on-line do danych dla kierowników projektów pozwalając na analizę wydatków w czasie oraz w konfrontacji z wcześniejszymi planami. System musi umożliwiać śledzenie zmian między poszczególnymi wersjami planistycznymi, celem łatwego wychwycenia powodów wzrostu lub spadku planowanych nakładów.

Wyzwania w projekcie:

W przypadku dużych projektów, zdarza się, że firma planuje wydatki w walutach obcych (np. EUR, USD, CHF), które następnie muszą być prezentowane w walucie sprawozdawczej (np. PLN) a na potrzeby raportowania grupowego ponownie w walucie grupy.

Raportowanie poniesionych już nakładów inwestycyjnych musi być zintegrowane z systemem źródłowym. Lista faktur powinna pobierać się bezpośrednio z modułu Środki Trwałe z systemu ERP.

Grupa dokonuje prognozy wydatków inwestycyjnych po każdym okresie sprawozdawczym oraz przeprowadza proces budżetowy w perspektywie na 5 lat do przodu, angażując około 200 PM’ów.

Podsumowując wyzwania w projekcie:

  • ilość projektów dotyczących nakładów inwestycyjnych oraz skala atrybutów do nich przypisanych (ponad 20 atrybutów),
  • umożliwienie lub blokada planowania w zależności od wybranych atrybutów projektu,
  • integracja z modułem Środki Trwałe wraz z umożliwieniem wprowadzania korekt na etapie mapowania,
  • przechowywanie i porównywanie różnych wersji budżetu i prognoz,
  • planowanie i raportowanie danych w różnych walutach sprawozdawczych i raportowych,
  • organizacja dostępów per Project Manager.

Uzyskane korzyści:

Wdrożona aplikacja znacząco usprawniła procesy planistyczne, jak również proces raportowy poprzez integracje danych bezpośrednio z modułem Środki Trwałe systemu EPR.

Dane z bieżących nakładów inwestycyjnych są dostępne na żądanie Kontrolera aplikacji bezpośrednio po ich zaksięgowaniu w systemie źródłowym. Bezpośrednio po zamknięciu ksiąg Kierownicy Projektów mają dostęp do całości nakładów w układach: „Za miesiąc”, „Narastająco od początku roku” oraz „Od początku projektu”. Pozwala to więc na szybkie uzyskanie zaktualizowanych wartości nakładów EAC (Estimate at Completion) per projekt. Przykładowe układy raportów prezentowane są poniżej.

Układ kontroli całości projektu:

Porównanie bieżącego roku do budżetu oraz wykonania poprzedniego roku:

Kierownicy projektów mają możliwość przygotowania prognozy i budżetu w ujednoliconych formularzach do wprowadzania danych zgodnie przydzielonymi prawami dostępu do projektów.

Dzięki wbudowanej możliwości wprowadzania danych w walutach transakcyjnych możliwe jest planowanie kwot w walucie innej niż waluta spółki. Na przykład planowanie na tym samym projekcie kwot w CHF czy USD, dla projektu rozliczanego w PLN.  Następnie dane są już przeliczane w locie na inne waluty raportowe, w tym na walutę grupy kapitałowej.

Standardowy zestaw funkcji i reguł Fincorex zapewnia łatwe tworzenie wielu wersji prognoz i budżetów.

Kontrolerzy w centrali firmy mogę swobodnie dokonywać przeglądu danych per spółka, Project Manager lub wg innych dostępnych statusów.

Podsumowując, Dział Kontrolingu odpowiedzialny za CAPEX zyskał elastyczne narzędzie do nadzorowania nakładów inwestycyjnych w Grupie. Dzięki systemowi zwiększyło się zaangażowanie Kierowników Projektów w proces planistyczne co wpływa na poprawę jakość danych w tym obszarze.

Czas trwania projektu wdrożenia systemu wyniósł tylko 1 miesiąc.

Mierzysz się z podobnymi problemami lub widzisz podobieństwa u siebie?

Skontaktuj się i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji.